Além disso, a solução permite acessar e gerenciar os documentos de qualquer lugar, garantindo mobilidade. A virtualização, portanto, dispensa a necessidade de ter uma área física grande para o armazenamento dos documentos. Com isso, o negócio consegue reduzir seus custos operacionais, como locação de um espaço menor e mais barato. Uma das vantagens mais buscadas por quem quer aprender como criar um arquivo digital é o compartilhamento.
Documentos físicos
Ao eliminar a maior parte dos gastos com papel, impressão e armazenamento físico, a gestão de documentos digitais resulta em economias substanciais em longo prazo. Cartorio No entanto, uma boa gestão de documentos digitais depende de contar com um sistema que faça o processo de digitalização com segurança e proteja as informações. Os documentos digitais surgiram com o avanço da tecnologia, que trouxe a possibilidade de converter registros físicos em arquivos digitais.
Os documentos digitais conseguem reduzir os custos da empresa, já que gastos com impressões, papéis e fretes passam a ser desnecessários. De fato, entre os documentos digitais x físicos, os primeiros oferecem mais vantagens para as empresas. Os documentos digitais são aqueles que foram originados no meio virtual, sem necessariamente ter uma versão impressa. Um exemplo de documento nato digital são os contratos de trabalho elaborados diretamente em ferramentas eletrônicas.
O uso de documentos eletrônicos impacta positivamente no ambiente de trabalho das empresas. Uma vez que contribui para a otimização da sua rotina de processos, o que resulta na economia de tempo e dinheiro. Entenda quais são os principais benefícios associados à adoção de documentos no formato eletrônico no tópico a seguir. Os custos com insumos para utilizar documentos físicos em sua empresa podem ser muito elevados. Com o uso dos documentos digitais, você pode reduzir gastos com impressões, manutenção de arquivos, cópias, envio de itens para assinatura, entre outros pontos.
Nota fiscal eletrônica
No caso dos documentos digitalizados, é importante manter uma resolução adequada ao digitalizar documentos para garantir que todos os detalhes sejam preservados. Nem todos os documentos dos funcionários começam como versões digitais – portanto, é importante digitalizar documentos físicos quando possível. Para simplificar o processo de gestão de documentos empresariais, é recomendável dividir os documentos dos funcionários por categorias. Isso pode incluir categorias como pessoais, profissionais, certificações, registros médicos, entre outras. Cada categoria pode conter documentos específicos, facilitando a localização e o acesso rápido quando necessário. Ao longo deste artigo, explicaremos tudo sobre os documentos digitais, explorando as melhores práticas em nível estratégico que as empresas podem adotar para gerenciá-los de forma eficiente.
O compartilhamento dos documentos eletrônicos é muito mais prático, pois podem ser enviados a um grande número de pessoas por e-mail. Ou podem ser mantidos em plataformas com controle de acesso, o que permite que só pessoas autorizadas possam acessá-los. Assim, as equipes de trabalho podem colaborar, editar e atualizar as informações de um documento com facilidade. A gestão de documentos digitais é uma prática de criação de processos que facilitam na organização de arquivos em meios tecnológicos. O gerenciamento de documentos baseado na nuvem torna uma solução para empresas de pequeno e grande porte.
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O gerenciamento de documentos sempre foi essencial para as operações comerciais, mas os métodos atuais diferem muito do passado. Sim, é possível digitalizar qualquer documento e, inclusive, atribuir à versão digital a mesma validade da versão física com a assinatura digital. A nuvem é uma alternativa segura para preservar os dados do negócio de perdas, ataques cibernéticos e acessos indevidos.
Podem ser tanto digitalizados quanto criados diretamente no formato digital — mas vale a atenção para a questão da validade jurídica. Impossível falar em acesso e compartilhamento de dados sem pensar na segurança da informação. Usar uma plataforma de gestão de documentos, garante o sigilo e a segurança dos dados, evitando a perda e o acesso indevido de informações.
No ambiente corporativo atual, a quantidade de informações geradas cresce exponencialmente, torna… Em um mundo onde a precisão e a segurança nas transações são mais importantes do que nunca, mo… Imagine uma empresa em crescimento, com centenas de documentos divididos entre papéis, pastas e ar… Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas. Além disso, você não gastará horas procurando um documento no arquivo ou em gavetas, porque pode acessar qualquer documento com rapidez pelo sistema.
É preciso saber organizar os arquivos digitais e nomear o local onde eles ficarão armazenados. O local de armazenamento deve ser funcional e intuitivo, ou seja, cada pasta de subpasta deve apresentar nomes de fácil leitura e que façam sentido para o trabalho. Pense em empresas com trabalho remoto ou híbrido, como a comunicação e relatórios são repassados se não contarmos com documentos digitalizados? Da mesma maneira, a gestão fica comprometida se não puder achar rapidamente os registros de entrada e saída.
Os documentos eletrônicos também oferecem a vantagem de economizar muito espaço físico, já que são armazenados no digital. A padronização dos processos está diretamente ligada ao aumento da produtividade de uma empresa e redução de erros que podem prejudicar o negócio. Alguns exemplos são as correspondências que nunca chegam ao destinatário, os documentos perdidos no ambiente de trabalho e os erros humanos nos processos operacionais. Além disso, por meio da gestão de documentos, é possível editar e personalizar os arquivos com maior facilidade, sem perder qualidade e facilitando os processos tanto para o público interno quanto para o público externo. A maioria das ferramentas do Agreement Cloud, ou gerenciamento de transações digitais, lida com arquivos em alta resolução.
Por exemplo, um dos seus parceiros comerciais pode ter dificuldades visuais e precisar da possibilidade de contar com o ajuste de zoom para conseguir realizar a leitura. Um dos maiores benefícios de trocar o ambiente físico pelo digital, é a agilidade e eficiência das operações. A gestão digital reduz falhas humanas e outros erros comuns, como arquivos duplicados ou desatualizados. O acesso ainda conta com diferentes níveis de permissão, assegurando proteção e distribuição de dados a quem realmente necessita das informações.